Soát vé là khâu duy nhất trong cả hệ thống bán vé không có cơ hội làm lại. Mọi thứ khác nếu lỗi thì còn sửa được sau, riêng cổng sân thì mỗi giây chậm đều dồn lại thành hàng người phía sau. Đó là lý do chế độ ngoại tuyến không phải một tính năng nâng cao mà là điều kiện bắt buộc.
Vì sao sóng ở cổng sân luôn yếu
Trước giờ mở cổng, vài nghìn người đứng tập trung trong một khu vực hẹp và cùng dùng điện thoại. Trạm phát sóng khu vực đó bị quá tải trong đúng khoảng thời gian mà hệ soát vé cần mạng nhất. Wifi tạm dựng cho sự kiện cũng gặp vấn đề tương tự khi số thiết bị vượt thiết kế.
Nói cách khác, đây không phải sự cố hiếm gặp cần dự phòng cho chắc. Đây là điều kiện vận hành bình thường phải thiết kế để sống chung.
Chế độ ngoại tuyến hoạt động thế nào
Trước giờ mở cổng, thiết bị soát vé tải toàn bộ danh sách vé hợp lệ của sự kiện về máy. Khi quét, thiết bị đối chiếu ngay trên máy và ghi lại nhật ký. Khi có mạng trở lại, nhật ký được đồng bộ ngược lên hệ thống.
Điểm cần lưu ý là rủi ro trùng vé trong thời gian ngoại tuyến, vì hai thiết bị ở hai cổng khác nhau chưa biết về nhau. Cách xử lý thực tế là phân vùng cổng theo khu vực khán đài, để một vé chỉ có thể được quét ở đúng nhóm cổng của nó.
| Tình huống | Cách xử lý |
|---|---|
| Mất mạng toàn bộ | Chuyển ngoại tuyến, quét tiếp, đồng bộ sau |
| Một lane nghẽn | Mở lane dự phòng, điều phối người sang |
| Vé đã dùng | Đưa sang khu ngoại lệ, không xử lý giữa dòng |
| Vé không tồn tại | Đưa sang khu ngoại lệ, đối chiếu giấy tờ |
Nguyên tắc ba giây và khu ngoại lệ
Quy tắc vận hành quan trọng nhất ở cổng là không xử lý ca khó giữa dòng người. Nếu một vé không quét được trong khoảng ba giây, nhân sự mời khách sang khu ngoại lệ đặt tách riêng, rồi tiếp tục dòng chính.
Thiếu khu ngoại lệ, chỉ cần vài ca khó là cả lane đứng lại. Có khu ngoại lệ, dòng chính chạy đều và người gặp vấn đề cũng được xử lý tử tế hơn vì có người chuyên trách.
Chuẩn bị tối thiểu cho một đêm thi đấu
Thiết bị dự phòng ít nhất mười phần trăm tổng số máy, mỗi máy một pin sạc dự phòng, và ít nhất hai nhà mạng khác nhau cho phương án 4G. Trước giờ mở cổng, đội vận hành quét thử mười vé mẫu gồm cả vé hợp lệ, vé đã dùng và vé không tồn tại, để chắc chắn ba trạng thái đều hiện đúng.
Mười lăm phút brief toàn đội trước khi mở cổng cũng nằm trong danh sách bắt buộc. Nội dung ngắn: luồng cổng, cách xử lý ngoại lệ, và ai là người quyết định cuối khi có tranh luận.
Câu hỏi thường gặp
Ngoại tuyến có làm vé bị quét trùng không
Có rủi ro nếu không phân vùng cổng. Khi mỗi nhóm cổng chỉ nhận vé của khu khán đài tương ứng, khả năng trùng gần như bị loại bỏ trong khoảng thời gian ngắn của một trận đấu.
Dùng điện thoại của nhân sự có được không
Được, và đây là cách phổ biến vì không phải đầu tư máy quét chuyên dụng. Điều kiện là camera đủ tốt, pin đủ khoẻ và máy đã cài sẵn ứng dụng, đăng nhập đúng tài khoản trước giờ mở cổng.
Sau trận cần làm gì với nhật ký ngoại tuyến
Đồng bộ toàn bộ nhật ký rồi chốt báo cáo gồm số vé bán, số vé đã vào sân và số ca ngoại lệ. Ba con số này là căn cứ đối soát với nhà tổ chức.
Kết luận
Một hệ soát vé tốt không phải hệ chạy đẹp trong phòng họp, mà là hệ vẫn chạy khi cổng đông và sóng yếu. Nếu đơn vị đang chuẩn bị cho một sự kiện có lượng người vào lớn, hãy trao đổi trước với đội KHC về phương án cổng và kịch bản mất mạng.
Xem thêm giải pháp cho sự kiện và concert.
Vé QR, soát vé tại cổng và đối soát ngay sau trận.
